Če boste pismo poslali po faksu, pri sestavljanju upoštevajte določena pravila, da ga naslovnik prebere in ne pošlje naravnost v koš za odpadne papirje.
Navodila
Korak 1
Sestavite črko v urejevalniku besedil MS Word ali s pomočjo predloge, ki jo lahko izberete v programu MS Publisher (z logotipom podjetja). Če boste pošiljali tabele, je sprejemljivo uporabiti tudi MS EXEL. Slike morajo imeti končnico.jpgG.
2. korak
Velikost standardnega pisma, poslanega po faksu, je ena stran A4. Pisava - najmanj 10 točk. Zato svojih misli ne širite po drevesu, da vam ne bi bilo treba poslati pisma na več straneh. In ne poskušajte vse informacije, za katere menite, da so potrebne, shraniti na eno stran z velikostjo pisave, ki se približuje ničli.
3. korak
Bodite jasni in jedrnati. Če vaš naslovnik potrebuje dodatne informacije, informativne tabele, slike, vas o tem ne bo okleval obvestiti s telefonskimi številkami ali elektronskim naslovom, navedenim v vašem pismu. Pišite samo o tem, kaj bi lahko zanimalo vašega naslovnika. Če vam je bila poslana zahteva, odgovorite le nanjo.
4. korak
V besedilo ne vstavljajte premajhnih slik ali slik s kompleksno grafiko, tako da vaš naslovnik nima dobesedno "zamegljenega" vtisa o vas, vaših storitvah in vašem podjetju.
5. korak
Vsakega naslovnika naslovite na ime in ime, tudi če pošiljate pisma po faksu. Obvezno se zahvalite naslovniku za branje tega pisma in šele nato nadaljujte s predstavitvijo informacij, ki jih imate o svojem blagu ali storitvah, ali odgovora na njegovo vprašanje.
6. korak
Če se ukvarjate s komercialno pošiljanjem, poskusite pritegniti pozornost potencialne stranke s cenami in popusti za svoje blago ali storitve ter jih grafično poudarite.
7. korak
Ko končate pismo, izrazite upanje za nadaljnje sodelovanje. Navedite naslov, telefonsko številko / številko faksa in elektronsko pošto vaše organizacije (tudi če ste jih že prej navedli).
